Desde 2014 a Universidade Federal do Paraná (UFPR) tem enfrentado, reiteradamente, a queda de investimentos no setor de educação. A partir de 2017, momento em que houve um corte linear de 10% nos recursos destinados a todas as unidades da instituição, a Pró-Reitoria de Administração (PRA) redobrou esforços e criou novas medidas para manter as contas da instituição em dia e não deixar que a redução orçamentária atinja diretamente as áreas de ensino, pesquisa e extensão.
Diante do cenário orçamentário que se apresenta em 2019, com o corte de R$48 milhões realizado pelo Ministério da Educação (MEC), há risco iminente de interrupção de serviços e revisão de equipes e contratos. Nesse sentido, foram adotadas novas medidas restritivas ao orçamento da UFPR – com o intuito de garantir as possibilidades de manutenção dos contratos vigentes nas unidades administrativas e acadêmicas.
As providências incluem o corte linear de 30% nas unidades administrativas e atividades acadêmicas; redução de horários e suspensão parcial – durante o mês de julho – das linhas intercampi e interpraias; suspensão parcial dos serviços dos Restaurantes Universitários em julho; bem como a excepcionalidade de solicitações de diárias, passagens, transporte de natureza acadêmica ou atividade institucional e empenhos para manutenção e aquisição de equipamentos de laboratórios
Tais orientações serão reavaliadas em julho, com possibilidade de alteração a qualquer momento por determinações orçamentárias do MEC. As medidas visam manter as condições mínimas de sobrevida institucional e acesso e permanência do público mais vulnerável da instituição.
Medidas refletem economia
Entretanto, diversas ações visando à economia de recursos já têm sido colocadas em prática desde 2017. Intensificar a fiscalização de contratos e a apuração de responsabilidade, fortalecer o planejamento da gestão de contratos e instaurar maior controle no que diz respeito aos itens de consumo e bens materiais da universidade são algumas das providências que o Departamento de Licitações e Contratações (DELIC) e o Departamento de Logística (DELOG), unidades criadas a partir do extinto Departamento de Serviços Gerais (DSG) há quase dois anos, têm tomado.
Um dos reflexos dessas ações foi cortar drasticamente o número de contratos emergenciais, o que chega a proporcionar a economia de cerca de 30% nos grandes contratos da instituição. Outra medida que tem feito com que a UFPR gaste melhor seus recursos é o aprimoramento da fiscalização dos contratos de funcionários terceirizados, realizada pela Divisão de Acompanhamento e Avaliação de Serviços Terceirizados (DAAST) do DELOG.
O procedimento permite o não pagamento dos serviços que deixaram de ser efetuados como a eventual falta sem substituição de funcionários. “Examinamos diariamente os pontos dos cerca de 1200 terceirizados que trabalham para a universidade. O método é diferente do utilizado pela maioria da administração pública, que faz a análise por amostragem. Em 2018 chegamos a deixar de pagar (economizar) dois milhões de reais com essa fiscalização”, explica o pró-reitor de Administração, Marco Antonio Ribas Cavalieri.
Já a maior rigidez na apuração de responsabilidade dos fornecedores, possível a partir da criação de uma seção específica para essa tarefa que tem trabalhado para reformular procedimentos e sistematizar relatórios, resulta na penalização das empresas que não entregarem o serviço contratado. Elas podem ser impedidas de licitar com órgãos da administração pública, além de receber multa.
Licitações
Na área de licitações, A partir de 2017, a UFPR passou a adotar o Regime Diferenciado de Contratações Públicas (RDC), regime licitatório que permite a contratação de obras e serviços de engenharia com mais eficiência e celeridade. A centralização das modalidades de dispensa e inexigibilidade de licitação também é uma novidade. “Hoje temos transparência total nesse aspecto, pois publicizamos as compras realizadas de modo unificado”, revela o diretor do DELIC, Diogo Venancio.
Planejamento e gestão de contratos
O diretor do DELIC salienta que o departamento passou a planejar melhor as contratações e os serviços da universidade. “Servidores das mais diversas áreas são envolvidos nesse planejamento. Assim, conseguimos enxergar os defeitos das contratações anteriores e somos capazes de mitiga-los ou corrigi-los totalmente para poder chegar a soluções mais eficientes e que, mais uma vez, resultam em economia para a administração”.
A formalização das atas de registro de preços pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI) também proporcionou ganhos em eficiência, economicidade e sustentabilidade para a gestão de contratos. O departamento está buscando um software para inserir indicadores e métricas que mostrem os resultados dos contratos. Dessa forma, em novas contratações será possível analisar esses dados e aprimorar esse quesito.
Gestão de almoxarifados
Denise Regina Zanatta Costa, diretora do DELOG, destaca a organização dos almoxarifados como um aspecto que avançou expressivamente nestes dois anos. “Foi instituída a gestão dos almoxarifados na universidade inteira. Anteriormente não havia um controle de estoques como esse nas unidades. Estabelecemos normativas para gerir os estoques e disponibilizamos para todas as unidades um sistema que possibilita efetivar o controle. Assim, mensalmente é feito um balanço que é enviado para a contabilidade”.
Saber quais materiais entram e saem de todos os setores da universidade mensalmente proporciona a identificação de comportamentos que fogem do padrão para uma averiguação mais aprofundada. Além disso, o controle também é utilizado para melhorar as aquisições realizadas, a partir da noção daquilo que as unidades utilizam efetivamente.
Os cerca de 4,5 mil itens que devem ser geridos estão situados em mais de 160 depósitos e almoxarifados setoriais que foram criados e são controlados mais de perto pelos responsáveis designados por cada unidade para registrar e distribuir os produtos. A expectativa é que futuramente os saldos dos produtos possam ser consultados em tempo real. “Também pretendemos implantar um maior controle de estoque e de armazenamento nos suprimentos químicos”, destaca Denise.
Inventário
A Divisão de Patrimônio (DPA), seção que integra o DELOG, iniciou há alguns anos um plano de ação para regularizar bens de acervo da UFPR. O inventário anual superou a meta de percentual de bens inventariados, alcançando 88% de itens listados. Para aprimorar o inventário, o departamento orienta os membros das subcomissões de patrimônio nas unidades a propagar a cultura do zelo pelo patrimônio público.
“Em comparativo com outras universidades, esses 88% de bens inventariados correspondem a um número bastante expressivo”, revela Denise que está trabalhando, junto com sua equipe, em um catálogo de bens em bom estado e que podem ser reaproveitados em outras unidades. “A ideia é construir um sistema interligado entre as unidades para que servidores de cada uma delas possam realizar essa troca de forma direta”.
Esforço econômico
Foi a partir do desmembramento do DSG em DELIC e DELOG que o trabalho que cabe a esse setor se tornou mais eficiente, resultando em economia de custos para a universidade e em novos manuais e procedimentos que otimizam as tarefas. “As funções neles desempenhadas têm impacto que não enxergamos como ações efetivas, mas certamente influenciam em grande dimensão. Conseguimos identificar melhor os erros e isso otimiza a aquisição, por exemplo”, assinala Venancio.
Para Cavalieri, realizar todas essas ações com a pequena quantidade de dinheiro e de servidores, além das amarras burocráticas existentes, é excepcional. “A visibilidade desses processos administrativos que são quase imperceptíveis está na possibilidade de manutenção dos serviços da UFPR. Assim como na ciência, em que a busca pelo aprimoramento deve ser constante, na gestão pública temos que buscar continuamente aumentar a eficiência”. Ele ainda salienta que é devido a todo esse trabalho que, mesmo com a redução orçamentária contínua, a instituição, até o momento, tem quitado todas as suas contas em dia e não apresenta déficit”.
O texto foi atualizado em 24/06/2019 – 15:42
